Informations pour les écoles
Academic Office, qu’est-ce?
Academic Office est une plateforme qui vous aide à déployer vos licences gratuites d’Office 365, y compris les applications pour ordinateur de bureau et un espace de stockage illimité dans le nuage (le “cloud”) via OneDrive pour les élèves et enseignants.
Si vous avez une convention MS-KIS ou OVS-ES avec Microsoft, vos enseignants et élèves peuvent utiliser gratuitement Office 365, y compris toutes les applications pour ordinateur de bureau, telles que Word, Powerpoint, Excel, Outlook et Access. (Dans le commerce, un produit semblable coûte jusqu’à 150 EUR par an).
Cependant, avant que ces personnes ne puissent en faire usage, il y a de nombreuses étapes à franchir. Vous devez d’abord créer spécialement à cet effet, un « Office 365 Tenant » (plateforme de gestion) et en assurer la maintenance par la suite. Puis vous veillerez à ce que les licences gratuites soient associées à l’école. Vous vous chargez également vous-même de la distribution des licences. Et ensuite vient le gros du travail: il faut prévoir un support au bénéfice des élèves et des enseignants lorsqu’ils auront des questions ou rencontreront des problèmes d’installation. Et que ferez-vous lorsque des utilisateurs auront oublié leur mot de passe ou poseront d’autres questions?
Academic Office vous épargne tout ce travail
Pour éviter que votre école et ses collaborateurs y consacrent un temps précieux, Academic Office peut se charger de toutes les tâches citées plus haut, y compris le support pour les élèves et enseignants, tant par téléphone que par courrier électronique.
Obtention des licences gratuites
Academic Office veille à obtenir de Microsoft les licences gratuites et à ce qu’elles soient activées correctement.
Création d’un Office 365 tenant
Academic Office crée un « Office 365 Tenant » - une plateforme de gestion pour les utilisateurs, dédiée exclusivement aux licences gratuites d’Office 365. Nous activons les licences dans ce système. Cela n’a aucun impact sur d’autres systèmes que vous utiliseriez déjà.
Générer les codes pour les utilisateurs et la communication
Pour chaque élève et enseignant, Academic Office vous fait parvenir une brochure avec toutes les informations pour activer et installer Office (max 2000 codes par école), y compris le code unique associé à l’école. Ces codes ne sont associés qu’à l’école, pas aux utilisateurs personnels. Vous pouvez simplement les distribuer à tous les élèves et enseignants. Academic Office veille à ce que les utilisateurs obtiennent leur login personnel sur base de ces données. La brochure mentionne également comment nous contacter pour un support personnalisé.
Support
Cette composante est la plus sous-estimée. Lorsqu’en tant qu’école, vous distribuez Office à 300, 500, 100, ou 2000 élèves et enseignants, vous devez prendre en compte le support qui est également nécessaire! Habituellement l’école doit prévoir ce support elle-même. Academic Office prévoit par contre un centre d’aide auquel on peut s’adresser par téléphone et aussi par courrier électronique. Toutes nos communications rappellent clairement comment nous contacter.
Combien cela coûte-t-il?
Academic Office demande une contribution de 480 EUR hors TVA pour toute l’école avec un maximum de 2000 codes. Pour ce montant nous nous occupons vraiment de tout, y compris le renouvellement annuel indispensable sans que les élèves et enseignants ne doivent à nouveau installer Office.
Que faut-il entendre par pour toute l’école'?
C’est pour une entité (un établissement ou tout un groupe d’écoles) pour laquelle un contrat MS-KIS ou OVS-ES a été conclu pour un maximum de 2000 codes.Par où commencer pour mon école?
Compléter le formulaire de demande
Complétez le formulaire sur notre site web et nous prendrons contact avec votre établissement. Dès que nous disposons de toutes les données concernant votre école et votre contrat MS-KIS ou OVS (pour lequel nous pouvons aussi vous épauler), nous pouvons commencer.
Combien de temps faut-il pour que tout soit activé?
Il faut quand même un certain temps pour que tout soit activé et configuré correctement. Dès que tout est en place, nous vous faisons parvenir l’information ainsi que les brochures avec les codes uniques à distribuer à vos élèves et enseignants.